Nordea Asset Management Januari 2019
Gegevensbeschermingsbeleid Nordea Asset Management
Wij, Nordea Asset Management (NAM), verbinden ons er volledig toe om uw individuele rechten te beschermen en om uw persoonsgegevens veilig te bewaren. In dit Gegevensbeschermingsbeleid beschrijven we de praktijken voor het verzamelen, gebruiken, opslaan en delen van persoonsgegevens.
Nordea Asset Management (“NAM”) is de functionele naam van de activiteiten voor vermogensbeheer in eigendom van NAM Holding die worden uitgeoefend door de rechtspersonen Nordea Investment Funds S.A. en Nordea Investment Management AB en hun kantoren, dochterondernemingen en vertegenwoordigingskantoren. Binnen NAM zijn de gegevensbeheerders Nordea Investment Management AB, en/of Nordea Investment Funds S.A, of de dochterondernemingen ervan.
Op https://www.nordea.com/en/about-nordea/contact/ vindt u een volledig overzicht van de Nordea-entiteiten en hun huidige contactinformatie.
We verwerken de persoonsgegevens van individuele personen om een aantal redenen. Wanneer we “u” schrijven, bedoelen we u als betrokkene in uw hoedanigheid van klant, medewerker van onze klant, medewerker van een potentiële klant, samenwerkingspartner, kennisleverancier of andere relevante partij, zoals uiteindelijke gerechtigde, erkende vertegenwoordiger en verbonden partij.
Dit Gegevensbeschermingsbeleid geeft toelichting bij het volgende:
- Welke persoonsgegevens we verzamelen
- Doel en rechtmatigheid van het verwerken van uw persoonsgegevens
- Aan wie we uw persoonsgegevens kunnen bekendmaken
- Hoe we uw persoonsgegevens beschermen
- Hoelang we uw persoonsgegevens bewaren
- Uw privacyrechten
- Cookies
- Hoe wijzigingen van dit Gegevensbeschermingsbeleid en het Cookiesbeleid uitgevoerd zullen worden
- Contact opnemen met ons of met de autoriteit voor gegevensbescherming
1. Welke persoonsgegevens we verzamelen:
Persoonsgegevens worden in de meeste gevallen verzameld direct via u, een derde partij die optreedt in uw naam, of via een derde partij die door u vertegenwoordigd wordt; ze kunnen ook gegenereerd worden door uw gebruik van onze diensten en producten. Soms is extra informatie vereist om gegevens actueel te houden of om gegevens die we verzamelen te controleren.
De persoonsgegevens die we eventueel verzamelen, kunnen onderverdeeld worden in de volgende categorieën
– Identificatiegegevens: rijksregisternummer en naam. We zijn verplicht om dergelijke gegevens te verzamelen bij het aangaan van een contractuele relatie, bijvoorbeeld in de vorm van een kopie van uw paspoort, identiteitskaart, rijbewijs, of een gelijkaardig document.
– Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummers en adressen en andere typische informatie die weergegeven is op visitekaartjes. Bij de meeste personen zijn de contactgegevens die we verzamelen, verwerken of beheren uitsluitend werkgerelateerd en geen privécontactgegevens.
– Financiële informatie: soort overeenkomst, transactiegegevens, rekeninggegevens.
– Informatie gekoppeld aan wettelijke vereisten: land van belastingheffing of verwijzing naar buitenlandse belastingbetalers, klant/bedrijfs-due diligence en antiwitwasbepalingen.
Persoonsgegevens die we mogelijk over u verzamelen:
We kunnen informatie die u ons verstrekt verzamelen en bewaren. Wanneer wij bijvoorbeeld een vertegenwoordiger of contactpersoon worden van een klant of van een samenwerkingspartner, verzamelen we persoonsgegevens zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer. In sommige gevallen ook het rijksregisternummer voor verificatiedoeleinden. Voor bestaande particuliere klanten werd ook informatie over inkomen en schulden verzameld om u het desbetreffende product of de desbetreffende dienst te kunnen bieden.
We kunnen ook informatie over u verzamelen en bewaren die u ons verstrekt, zoals berichten die u ons hebt gestuurd, bijvoorbeeld feedback of een verzoek via onze digitale kanalen. Telefoongesprekken en chatgesprekken met u kunnen ook worden opgenomen en bewaard voor het nakomen van wettelijke verplichtingen, voor het controleren van orders en documenten, en voor het verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening. Om veiligheidsredenen zijn onze kantoren mogelijk uitgerust met camera’s.
Persoonsgegevens die we mogelijk via derden verzamelen:
Wij verzamelen mogelijk informatie die openbaar is en beschikbaar via externe bronnen, zoals registers van overheidsinstellingen (van belastingdiensten, bedrijven en handhavingsinstanties), sanctielijsten (van internationale organisaties zoals de EU en de VN, of van nationale organisaties zoals de Amerikaanse overheidsdienst Office of Foreign Assets Control (OFAC)) en registers van andere commerciële leveranciers van informatie over bijvoorbeeld uiteindelijke gerechtigden en politiek prominente personen.
In verband met betalingen verzamelen we informatie via geldtransactiekantoren, banken, leveranciers van betaaldiensten en andere.
Wij verzamelen mogelijk ook informatie van andere NAM-entiteiten, de Nordea Groep of andere entiteiten waarmee we samenwerken.
2. Doel en rechtmatigheid van het verwerken van uw persoonsgegevens
We gebruiken uw persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen en om u de gewenste informatie te geven over producten en diensten.
Afsluiten en beheren van dienst- en productovereenkomsten (uitvoering van een overeenkomst)
De belangrijkste reden waarom we in dit kader persoonsgegevens verwerken is om persoonsgegevens te verzamelen, controleren en verwerken alvorens een aanbod te doen en een overeenkomst af te sluiten met relevante belanghebbenden en het documenteren, beheren en uitvoeren van taken in verband met de uitvoering van overeenkomsten.
Voorbeelden van de uitvoering van een overeenkomst:
– Vereiste processen voor bijvoorbeeld inschrijving en terugkoop van fondsen
– Klantendienst tijdens de duur van de overeenkomst, bijvoorbeeld rapportage over de prestaties van een product
Nakomen van wettelijke verplichtingen
Naast de uitvoering van overeenkomsten, vindt de verwerking van persoonsgegevens ook plaats om ons te kunnen houden aan verplichtingen op grond van wet- en/of regelgeving of besluiten van autoriteiten.
Voorbeelden van verwerking op grond van wettelijke verplichtingen:
– “Know-Your-Customer”-vereisten
– Preventie, opsporen en onderzoeken van witwaspraktijken, financiering van terrorisme en fraude
– Sanctiescreening
– Rapportering aan belastingdiensten, politie-autoriteiten, handhavingsautoriteiten, toezichthouders
– Marktopening voor fondsen in sommige opkomende markten
– Andere verplichtingen gekoppeld aan specifieke wetgeving rond diensten of producten, zoals effecten of fondsen.
Marketing, product- en klantanalyse (gerechtvaardigd belang)
Persoonsgegevens worden ook verwerkt in de context van business-to-business-marketing om opgevraagde informatie te verstrekken, ons productaanbod te verbeteren en ons klantaanbod te optimaliseren.
IT-veiligheid en -ontwikkeling (gerechtvaardigd belang)
De systemen en verwerkingsprocessen die nodig zijn om u diensten en producten te kunnen aanbieden, worden continu verder ontwikkeld en intern getest om de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en flexibiliteit veilig te stellen. Het testproces is zo opgezet dat uitsluitend gegevens worden gebruikt die nodig zijn voor de test; alle overige direct en indirect identificeerbare persoonlijke gegevens zijn gemaskeerd.
In alle gevallen wordt voldaan aan de toepasselijke geheimhoudingsverplichtingen binnen de financiële sector.
Profiling en automatische besluitvorming
De NAM-entiteiten maken gebruik van Profiling en geautomatiseerde besluitvorming om witwaspraktijken, de financiering van terrorisme en fraude te voorkomen en te onderzoeken aan de hand van de Know-Your-Customer-vereisten en de voorschriften voor screening op sancties.
3. Aan wie we uw persoonsgegevens kunnen bekendmaken
We kunnen uw persoonsgegevens delen met anderen, zoals overheidsinstanties, NAM-entiteiten, Nordea-groepsmaatschappijen, leveranciers, dienstverleners en zakenpartners. Alvorens gegevens te delen, zorgen we er steeds voor dat we voldoen aan de toepasselijke geheimhoudingsverplichtingen binnen de financiële sector en aan de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming.
Derden en vennootschappen binnen de Nordea Groep
Om onze diensten te leveren, kunnen we gegevens over u doorgeven die noodzakelijk zijn om u te identificeren en om een opdracht of overeenkomst uit te voeren met bedrijven waarmee we samenwerken (zoals bewaarbanken) om onze diensten te leveren.
Voor zover we daartoe wettelijk verplicht zijn, kunnen we ook persoonsgegevens verstrekken aan autoriteiten. Tot die autoriteiten behoren belastingdiensten, politie-autoriteiten, handhavingsautoriteiten en toezichthouders.
Daarnaast kunnen we, met uw toestemming of indien dit wettelijk is toegestaan, gegevens meedelen intern aan NAM-entiteiten of Nordea Groep en extern aan zakenpartners (inclusief correspondentbanken en andere banken, vendor partners van financiële aangelegenheden en herverzekeraars).
We hebben overeenkomsten afgesloten met geselecteerde leveranciers, waaronder het namens ons verwerken van persoonsgegevens. Voorbeelden hiervan zijn leveranciers van IT-ontwikkeling, -onderhoud, hosting en -support.
Overdracht aan derde landen
In sommige gevallen is het mogelijk dat we persoonsgegevens doorsturen naar voornoemde entiteiten in zogenaamde derde landen (landen buiten de Europese Economische Ruimte). Een dergelijke overdracht kan worden uitgevoerd indien aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:
– de Europese Commissie heeft besloten dat er voldoende bescherming bestaat in het desbetreffende land,
– er werden andere gepaste voorzorgsmaatregelen getroffen, zoals het gebruik van standaard contractbepalingen (EU-modelbepalingen) die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie, of de gegevensverwerker beschikt over geldige bindende bedrijfsregels (Binding Company Rules; BCR),
– er zijn uitzonderingen in speciale situaties, zoals het nakomen van contractuele verplichtingen met u of u hebt uw toestemming gegeven voor de specifieke overdracht.
Een exemplaar van de desbetreffende EU-modelbepalingen die door Nordea worden gehanteerd voor overdrachten is verkrijgbaar via www.eur-lex.europa.eu met zoekterm 32010D0087.
4. Hoe we uw persoonsgegevens beschermen
Wij vinden het belangrijk dat we uw persoonsgegevens veilig houden. We hanteren gepaste technische, organisatorische en administratieve beveiligingsmaatregelen om informatie die we verkrijgen te beschermen tegen verlies, misbruik, en ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging.
5. Hoelang we uw persoonsgegevens bewaren
We bewaren uw gegevens zolang dit nodig is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens werden verzameld en verwerkt of zijn vereist door wet- en regelgeving.
Indien we uw gegevens voor andere doeleinden bewaren dan voor de uitvoering van een overeenkomst, zoals antiwitwaspraktijken, B2B-marketing, boekhouding en regelgevingsvereisten ten aanzien van kapitaaltoereikendheid, bewaren we de gegevens enkel indien noodzakelijk en/of toegestaan door wet- en regelgeving met het oog op het respectieve doeleinde.
De verplichtingen ten aanzien van gegevensbewaring kunnen verschillen binnen NAM, met inachtneming van de toepasselijke plaatselijke wetgeving.
6. Uw privacyrechten
Als betrokkene beschikt u over rechten ten aanzien van de persoonsgegevens die we over u bezitten. U beschikt over de volgende rechten:
Verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens.
U hebt het recht op inzage in de persoonsgegevens die we over u hebben. Uw recht op inzage kan echter beperkt worden door wetgeving, bescherming van de privacy van andere personen en rekening houdend met het bedrijfsconcept en de bedrijfspraktijken van NAM. De knowhow, bedrijfsgeheimen en interne beoordelingen en materiaal van NAM kunnen uw recht op inzage beperken.
Verzoeken om correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
Indien de desbetreffende gegevens onjuist of onvolledig zijn, hebt u het recht op rechtzetting van de gegevens, met inachtneming van eventuele wettelijke beperkingen.
Verzoeken om verwijdering
U hebt het recht om te vragen dat uw gegevens worden verwijderd, indien:
• u uw toestemming intrekt voor de verwerking ervan en er geen andere rechtmatige reden is tot verwerking,
• u bezwaar aantekent tegen de verwerking en er geen gerechtvaardigde reden is om de verwerking voort te zetten,
• u bezwaar aantekent tegen verwerking voor direct marketing,
• verwerking onwettig is,
• bij de verwerking van persoonsgegevens over minderjarigen, indien de gegevens werden verzameld in verband met het leveren van diensten van de informatiemaatschappij.
Krachtens de wetgeving voor de financiële sector zijn we in veel gevallen verplicht om persoonsgegevens over u te bewaren gedurende onze relatie met u als klant, en ook daarna, bijvoorbeeld om te voldoen aan een wettelijke verplichting of wanneer de verwerking plaatsvindt met het oog op het beheer van rechtsvorderingen.
Verzoeken om beperking van verwerking van persoonsgegevens
Indien u de juistheid van de gegevens die we over u hebben geregistreerd of de wettelijkheid betwist, of indien u bezwaar hebt aangetekend tegen de verwerking van de gegevens in overeenstemming met uw recht van bezwaar, kunt u ons verzoeken om de verwerking van deze gegevens uitsluitend tot opslag te beperken. De verwerking zal uitsluitend tot opslag beperkt worden tot de juistheid van de gegevens kan worden vastgesteld, of tot kan gecontroleerd worden of onze gerechtvaardigde belangen boven uw belangen staan.
Indien u geen recht hebt op verwijdering van de gegevens die we over u hebben geregistreerd, kunt u in plaats daarvan verzoeken dat we de verwerking van deze gegevens uitsluitend tot opslag beperken. Indien de verwerking van de gegevens die we over u hebben geregistreerd enkel noodzakelijk is om een rechtsvordering in te dienen, kunt u ook verzoeken dat verdere verwerking van deze gegevens beperkt wordt tot opslag. We kunnen uw gegevens verwerken voor andere doeleinden indien dit noodzakelijk is om een rechtsvordering in te dienen of indien u ons hiertoe uw toestemming hebt gegeven.
Bezwaar aantekenen tegen verwerking op grond van ons legitieme belang
U kunt altijd bezwaar aantekenen tegen de verwerking van persoonsgegevens over u voor direct marketing en profilering in verband met dergelijke marketing.
Uw toestemming intrekken kan op elk moment
Indien u uw toestemming intrekt heeft dat geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking van uw gegevens vóór de intrekking. Als u uw instemming met de verwerking van uw persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om u diensten te verlenen en producten te leveren intrekt, kan dat de stopzetting van de contractuele verplichtingen met zich meebrengen.
Verzoeken om gegevensportabiliteit
U hebt het recht om persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt te ontvangen in een machinaal leesbaar formaat. Dit recht geldt voor persoonsgegevens die enkel automatisch worden verwerkt en op grond van toestemming of voor de uitoefening van een overeenkomst. Indien dit veilig en technisch haalbaar is, kunnen we de gegevens ook overdragen aan een andere gegevensbeheerder.
Een klacht indienen bij de toezichthouders
Indien u van oordeel bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens onwettig verloopt, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende instantie in de lidstaat die uw woonland, werkplaats of de plaats van de veronderstelde overtreding is.
Uw verzoek om uw hierboven vermelde rechten uit te oefenen zal beoordeeld worden naargelang de omstandigheden in uw individuele geval.
7. Cookies
We verzamelen, verwerken en analyseren gegevens over het gebruik van onze webpagina’s. Gegevens over dataverkeer zijn gegevens gekoppeld aan bezoekers van onze webpagina’s en gegevens die behandeld worden in communicatievelden voor het verzenden, verdelen of beschikbaar maken van berichten.
We maken gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om u producten en diensten te leveren, een veilige online omgeving te bieden, onze marketing te beheren en een betere online ervaring te bieden, de prestaties van onze website te volgen en de inhoud van onze website relevanter te maken voor u. De gegevens zullen niet worden gebruikt om individuele bezoekers te identificeren.
U kunt via de instellingen van uw webbrowser cookies toestaan of weigeren. Indien u ervoor kiest om cookies te weigeren, kunt u nog steeds gebruikmaken van onze websites en sommige van onze diensten, maar uw toegang tot enkele functies en onderdelen van onze website of diensten kan aanzienlijk beperkt zijn.
Voor meer informatie verwijzen we naar cookies onderaan onze plaatselijke website Nordea.nl of Nordea.com/am
8. Hoe wijzigingen van dit Gegevensbeschermingsbeleid en het Cookiesbeleid uitgevoerd zullen worden
We werken permanent aan het verbeteren en ontwikkelen van onze diensten, producten en websites. Daarom is het mogelijk dat dit Gegevensbeschermingsbeleid nu en dan wordt gewijzigd. We zullen niet overgaan tot vermindering van uw rechten in het kader van dit Gegevensbeschermingsbeleid of in overeenstemming met andere wetten inzake gegevensbescherming die van toepassing zijn in de rechtsgebieden waar we actief zijn. Indien de wijzigingen aan dit Gegevensbeschermingsbeleid aanzienlijk zijn, zullen we een bericht sturen indien de toepasselijke wetgeving ons hiertoe verplicht. We verzoeken u om nu en dan dit Gegevensbeschermingsbeleid door te nemen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.
9. Neem contact met ons op
Indien u vragen of opmerkingen hebt met betrekking tot ons gegevensbeschermingsbeleid (bijvoorbeeld over uw rechten, het gebruik ervan of over de contractgegevens van de betrokken toezichthouder voor gegevensbescherming), kunt u altijd contact opnemen met NAM Data Protection Office door een e-mail te sturen aan: namdpo@nordea.com of per brief via: Nordea Asset Management, Data Protection Office, c/o Strandgade 3, PO Box 850, 0900 København K, Denemarken.